Treść klauzuli:
Informacja o ochronie danych osobowych dla osób ubiegających się o pracę, przekazywana na
podstawie przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) oraz Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych
osobowych.
1. Administrator Danych i IOD: Administratorem Państwa danych osobowych jest Berlin-Chemie/Menarini Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przy
ul. Zygmunta Słomińskiego nr 4 (00 - 204 Warszawa), nr KRS: 0000057038, NIP: 5212405282
(„my”, „Spółka”, „BCM” lub „Administrator”), z którym można się skontaktować pod adresem
siedziby Spółki lub poprzez skierowanie korespondencji do Inspektora Ochrony Danych
Osobowych: dpo@menarini.com lub za pośrednictwem lokalnego łącznika ds. ochrony danych
osobowych:dpo.poland@berlin-chemie.com („IOD”).
2. Jakie dane przetwarzamy i w jakich celach: Przetwarzamy Państwa dane osobowe podane
podczas procesu rekrutacji (w formularzu aplikacyjnym, podczas rozmowy o pracę, a także dane
zbierane za pośrednictwem agencji rekrutacyjnych itp.) w celu realizacji rekrutacji, w której
Państwo uczestniczą. Państwa dane osobowe, o ile wyrażą Państwo na to zgodę, mogą być
także przetwarzane w celu realizacji przyszłych rekrutacji na stanowisko tożsame bądź podobne,
zgodne z Państwa kwalifikacjami.
Przetwarzanie może obejmować następujące dane: Państwa imię (imiona) i nazwisko, dane
kontaktowe, datę urodzenia, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego
zatrudnienia, w tym umiejętności i doświadczenie, dodatkowe informacje, które mogą Państwo
przekazać w dokumentach aplikacyjnych bądź w ramach naszych kontaktów, jak również dane,
które Administrator może zebrać od osób trzecich, w szczególności osób prowadzących procesy
rekrutacyjne w imieniu BCM, w tym np. obszary zainteresowań zawodowych i pozazawodowych,
informacje dotyczące Państwa oczekiwań zawodowych („Dane”).
Przetwarzamy Państwa Dane - w zakresie danych wskazanych w art. 22(1) Kodeksu pracy oraz
przepisach, do których przepis ten odsyła - ponieważ jest to konieczne do wypełnienia
obowiązków prawnych, ciążących na nas jako Administratorze (art. 6.1.c RODO) oraz - w
zakresie danych innych niż te, o których mowa w art. 22(1) Kodeksu pracy - na podstawie
Państwa zgody wyrażonej poprzez umieszczenie poszczególnych Danych w dokumentach
rekrutacyjnych (art. 6.1.a RODO). Ponadto Dane przetwarzamy w celu realizacji naszych prawnie
uzasadnionych interesów (art. 6.1.f RODO), które mogą polegać w szczególności na (1)
ustalaniu, dochodzeniu lub obronie przed ewentualnymi roszczeniami oraz (2) na administracji
wewnętrznej w ramach grupy przedsiębiorstw, do której należy Administrator. Jeżeli zdecydują
się Państwo na udział w przyszłych rekrutacjach Państwa Dane przetwarzane będą w oparciu o
wyrażoną przez Państwa zgodę (art. 6.1.a RODO). Jeśli zdecydują się Państwo na udostępnienie
danych związanych ze zdrowiem lub innych danych, o których mowa w art. 9 RODO („Dane
szczególnych kategorii”), będziemy z nich korzystać tylko wtedy, gdy będzie to niezbędne i w
prawnie uzasadnionych celach. Dane szczególnych kategorii będą przetwarzane za Państwa
wyraźną zgodą (art. 9.2.a RODO) lub, w stosownych przypadkach, w celu wypełnienia
obowiązków i wykonania szczególnych uprawnień administratora lub osoby, której dane dotyczą,
w obszarze prawa pracy i zabezpieczenia społecznego oraz ochrony socjalnej (art. 9.2.b RODO)
lub do ustalania, wykonywania lub obrony roszczeń (art. 9.2.f RODO).
Przekazywanie Danych w zakresie wynikającym z przepisów, w szczególności art. 22(1) Kodeksu
pracy jest niezbędne do uczestniczenia w procedurze rekrutacyjnej. Podanie innych Danych jest
dobrowolne.
3. Sposób, w jaki przetwarzamy Państwa Dane: Dane są wprowadzane do firmowego systemu
informatycznego zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony prywatności, w tym
aspektów związanych z bezpieczeństwem i poufnością oraz zgodnie z zasadą rzetelnego,
zgodnego z prawem i przejrzystego przetwarzania danych. Wszystkie Dane są przetwarzane
zarówno ręcznie, jak i elektronicznie - w każdym przypadku zostaną podjęte działania mające na
celu zapewnienie bezpieczeństwa i poufności Danych.
Dane będą przetwarzane przez nas: (1) w związku z aktualnie prowadzoną rekrutacją – do
momentu zakończenia procesu rekrutacji lub – w odniesieniu do Danych, które przetwarzane są
wyłącznie na podstawie zgody - do momentu cofnięcia zgody (jeśli nastąpi ono wcześniej); (2) w
przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie Danych w celach przyszłych rekrutacji - przez okres
1 roku lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie Danych (jeśli nastąpi ono wcześniej).
Niezależnie jednak od powyższego, Pani/Pana Dane będą przetwarzane (w niezbędnym zakresie
ograniczonym do przechowywania) przez okres, który wynika z powszechnie obowiązujących
przepisów prawa i jest konieczny dla ewentualnego ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń
(co do zasady zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy ulegają
przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne).
Co do zasady Administrator nie będzie dokonywał profilowania na podstawie Danych, natomiast
w przypadku aplikowania na niektóre stanowiska pracy przeprowadzane są testy
osobowościowe, co może wiązać się profilowaniem. BCM nie podejmuje jednakże decyzji, które
opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu Danych.
4. Kto może uzyskać dostęp do Państwa Danych: Dane są dostępne dla pracowników Spółki
upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, a w szczególności dla pracowników działu
kadr, dla pracowników należących do działów, które są zainteresowane Państwa profilem
zawodowym, pracowników administracyjnych, techników IT i innych pracowników, którzy muszą
je przetwarzać, aby móc wykonywać swoje obowiązki zawodowe. Dane mogą być również
przekazywane (i) instytucjom, władzom, agencjom rządowym na potrzeby wykonywania ich
funkcji instytucjonalnych, jak również odbiorcom, uprawnionym do ich otrzymywania zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa; (ii) specjalistom, współpracownikom (w tym pracującym jako
przedsiębiorcy); stronom trzecim i dostawcom, z których Spółka korzysta w zakresie usług
komercyjnych, technicznych i profesjonalnych (np. dostawcy usług informatycznych lub usług
przetwarzania w chmurze); (iii) osoby trzecie w przypadku fuzji, przejęć lub przejęcia
spółek/oddziałów; (iv) Radzie Nadzorczej Spółki, z siedzibą pod adresem Spółki, w celu
wykonywania czynności nadzorczych oraz egzekwowania Kodeksu Postępowania Grupy
Menarini. Dane mogą być również przekazywane innym Spółkom Grupy Menarini w celach
administracyjnych/księgowych, zgodnie z przepisami art. 6.1.f RODO i motywu 47 RODO.
Podmioty te będą wykorzystywać je wyłącznie do celów wskazanych powyżej i będą je
przetwarzać zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, tj. w szczególności
zgodnie z zasadą minimalizacji danych. Z wyjątkiem powyższego, Dane nie będą udostępniane
osobom trzecim, ani publikowane/rozpowszechniane. Odbiorcy danych przetwarzają je, w
zależności od przypadku, jako administratorzy danych, podmioty przetwarzające lub osoby
upoważnione do przetwarzania, zgodnie z właściwymi przepisami o ochronie danych. W
odniesieniu do potencjalnej możliwości przekazywania danych poza EOG, w tym do krajów,
których prawo nie zapewnia prawa do prywatności danych osobowych na takim samym poziomie
ochrony jak prawo UE, Administrator informuje, że wszystkie transfery będą w każdym przypadku
odbywać się zgodnie z metodami dopuszczonymi przez RODO, takimi jak np. na podstawie
zgody podmiotu Danych lub na podstawie Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych
przez Komisję Europejską. Szczegółowe informacje dotyczące ewentualnego przekazywania
Danych poza EOG bądź stosowanych zabezpieczeń w związku z takim przekazaniem mogą
Państwo uzyskać, kontaktując się z nami w sposób podany w pkt. 1 niniejszej informacji.
5. Państwa prawa w związku z przetwarzaniem Danych: Kontaktując się ze Spółką pod
wskazanym adresem mogą Państwo w każdej chwili skorzystać z praw przysługujących Państwu
na mocy i w zakresie art. 15-22 RODO, w tym z prawa do uzyskania potwierdzenia czy
przetwarzamy Państwa Dane, oraz uzyskania do nich dostępu oraz określonych w przepisach
informacji, tj. m. in. o kategoriach i celach przetwarzania Danych, o źródle danych; zażądania
wydania ich kopii, zażądania ich sprostowania, przeniesienia Danych (w zakresie wskazanym w
art. 20 RODO), ograniczenia ich przetwarzania lub ich usunięcia (zgodnie z art. 17 - 18 RODO), a
także skorzystać z prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania Danych (zgodnie z art. 21 RODO).
Podobnie, uwagi dotyczące konkretnych kwestii związanych z przetwarzaniem Państwa Danych,
które uznają Państwo za nieprawidłowe lub nieuzasadnione w związku z Państwa relacją ze
Spółką, mogą Państwo zawsze zgłaszać do IOD, lub też złożyć skargę do organu nadzorczego
(Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). W stosunku do
Danych przetwarzanych w oparciu o Państwa zgodę - mogą Państwo w każdej chwili wycofać
zgodę na przetwarzanie swoich Danych, choć nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem
przetwarzania Danych dokonywanego przed wycofaniem zgody.
Jeżeli w przesłanych nam dokumentach rekrutacyjnych zawarte są Państwa Dane szczególnych
kategorii, co do zasady konieczna będzie Państwa zgoda na ich przetwarzanie, której treść
znajduje się poniżej:
Po przeczytaniu i pełnym zrozumieniu powyższych informacji, które opisują sposób, w jaki Spółka
będzie przetwarzać moje Dane, w tym Dane szczególnych kategorii, niniejszym wyrażam zgodę
na przetwarzanie moich Danych szczególnych kategorii przekazanych w związku z procesem
rekrutacji.
* * *
Privacy Information Notice for Job Applicants provided on the basis of provisions of Regulation
(EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection
of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of
such data, and repealing Directive 95/46/EC (“GDPR”) and the Act of 10 May 2018 on the
Protection of Personal Data.
.
1. Data Controller and DPO: The controller of your personal data is Berlin-Chemie/Menarini
Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (limited liability company) with its registered
seat in Warsaw, Zygmunta Słomińskiego Street no. 4 (00 - 204 Warsaw), company registration
number (KRS): 0000057038, Tax Identification Number (NIP): 5212405282 (“we”, the “Company”,
“BCM” or the “Controller”), which may be reached by contacting the Company headquarters or by
writing to the Data Protection Officer: dpo@menarini.com or via your local data protection
liaison: dpo.poland@berlin-chemie.com (“DPO”).
2. What data we process and for which purposes: We process the personal data you provide
during the selection process (in the application form, during the job interview, as well as the data
we collect by our recruitment agencies etc) in order to carry out the recruitment in which you are
participating. Your personal data, if you give us your consent, may also be processed for the
purpose of future recruitment for the same or similar positions that match your qualifications.
Processing may include the following data: your name (or names), surname, contact details, date
of birth, your educational background, occupational qualifications and history of previous
employment, including your skills and experience, information included in your CV, the additional
information you may provide in the course of our contacts as well as the data which the Controller
may collect from third parties, in particular parties conducting recruitment processes on behalf of
BCM, including for example areas of professional and out-of-work interests, as well as
information pertaining to your professional expectations (“Data”). We process your Data - in the
scope of Data indicated in art. 22(1) of the Polish Labor Code - because it is necessary to meet
legal obligations (art. 6.1.c of GDPR) and - in the scope of Data other than those referred to in art.
22(1) of the Polish Labor Code - based on your consent expressed by including particular Data in
your recruitment documents (art. 6.1.a of GDPR). Moreover, we process Data to pursue our
legitimate interests (art. 6.1.f of GDPR), which may consist, in particular, of (1) the establishment,
investigation or defence against possible claims and (2) internal administration within the group of
companies to which the Controller belongs. If you decide to participate in future recruitments your
Data will be processed based on your consent (article 6.1.a RODO). If you decide to share Data
related to health or other Data mentioned in art. 9 of GDPR (“special categories of personal
Data”), we will use them only when necessary and for legally justified purposes. Your special
categories of personal Data will be processed with your explicit consent (art. 9.2.a of GDPR) or, if
applicable, for the purposes of carrying out the obligations and exercising specific rights of the
Controller or the data subject in the field of employment and social security and social protection
law (art. 9.2.b of GDPR) or for the establishment, exercise or defence of legal claims (art. 9.2.f of
GDPR).
Providing Data within the scope resulting from the regulations, especially from art. 22(1) of the
Polish Labor Code is necessary to participate in the recruitment procedure. Providing other Data
is voluntary.
3. How we process your Data: Data are entered in the company information system in line with
the applicable privacy laws, including the aspects pertaining to security and confidentiality and in
accordance with the principle of fair, lawful and transparent processing. All Data are processed
both manually and electronically - in any case measures will be taken to ensure security and
confidentiality of Data.
Your Data will be processed by us: (1) in connection with the current recruitment process - until
the end of that process, or - with regard to Data processed solely based on consent - until
consent is withdrawn (whichever comes first); (2) if you consent to the processing of Data for
future recruitment purposes – your Data will be processed for a period of 1 year or until consent
is withdrawn (whichever comes first).
Notwithstanding the above, your Data will be processed (to the necessary extent limited to
storage) for the period required by applicable laws and is necessary for the possible
establishment, investigation or defence of claims (as a rule, in accordance with article 291 § 1 of
the Polish Labor Code, claims arising from employment relationship are subject to a statute of
limitations of 3 years from the date on which the claim became due).
As a rule the Controller will not conduct profiling based on the Data, however in case of applying
for selected job positions, personality tests are conducted, which may be connected with profiling.
Even then you will not be subject to a decision based solely on automated Data processing.
4. Who may access your Data: Data are accessible by the Company’s staff authorised to
process personal data and particularly to HR staff, to staff belonging to the offices that are
interested in your professional profile, to administrative staff, IT technicians and other staff
members that need to process them to perform their job duties. Data may be communicated also
to (i) institutions, authorities, government agencies for their institutional functions, as well as
legitimate recipients as set out by the applicable laws; (ii) professionals, collaborators (including
those working as sole professionals); third parties and providers of which the Company avails for
commercial, technical and professional services (e.g. IT or cloud computing providers); (iii) third
parties in case of mergers, acquisitions or company/branch take-overs; (iv) the Supervisory Body
of the Company, based at the Company’s address, for the pursuit of its supervisory activities and
for the enforcement of the Code of Conduct of the Menarini Group. Data may be also
communicated to other Companies of the Menarini Group for administrative/accounting purposes,
pursuant to art. 6.1.f of GDPR and Recital 47 of GDPR. Such entities will use them only for the
purposes indicated above and shall process them in compliance with the applicable laws on data
protection, in particular in accordance with the principle of data minimization. With the exception
of the above, Data will not be shared with third parties, or published/disseminated. Data recipients
shall process them, as the case may be, in the capacity as data controllers, processors, or
persons authorised to the processing, in compliance with the applicable laws on data protection.
Regarding the potential possibility of transfers of Data outside the EEA, including countries whose
laws do not afford the right to personal data privacy the same level of protection as EU Law, the
Controller informs that all transfers shall in any event take place in accordance with the methods
permitted by the GDPR, such as, for example, on the basis of the data subject’s consent or on
the basis of the Standard Contractual Clauses approved by the European Commission. You may
obtain detailed information regarding the possible transfer of Data outside the EU (EEA) or the
safeguards applied in connection with such transfer by contacting us as set forth in section 1 of
this Notice.
5. Your rightsin connection with the processing of Data: By contacting the Company at the
above address, you may at any time exercise the rights afforded by and within the scope of
Articles 15-22 of the GDPR, including the right to obtain confirmation if we process your Data ,
and to obtain the access to them and the information specified in the regulations, i.e., among
other about the categories and purposes of the processing of your Data, about the source of your
Data; request a copy thereof, request their rectification, request the transfer of your Data (to the
extent indicated in art. 20 of the GDPR), request the restriction of their processing or their erasure
(in accordance with art. 17 - 18 of GDPR), as well as the right to object to processing of Data (in
accordance with art. 21 of GDPR). Likewise, you may always make observations on specific
issues regarding processing operations of your personal Data which you regard as incorrect or
unjustified by your relationship with the Company to the DPO, or lodge a complaint with the Data
Protection Authority (President of the Office for Personal Data Protection, Stawki Street No. 2, 00-
193 Warsaw). In relation to Data processed based on your consent - you may at any time
withdraw the consent you have conferred to the processing of your Data, although this will not
affect the lawfulness of the processing carried out before withdrawal.
If your special categories of personal Data is included in the recruitment documents you have
sent us, as a rule, your consent will be necessary for their processing. The consent is provided
below.
Having read and fully understood the above information notice, which describes how the
Company will process my Data, including special categories of personal Data, I hereby consent to
the processing of my special categories of personal Data provided in connection with the
recruitment process.
